Pengertian Administrasi Perkantoran Yang Wajib Dipahami Oleh Manager Administrasi
Administrasi perkantoran adalah (UPK) usaha pekerjaan dan kegiatan yang dilakukan dalam suatu perusahaan atau instansi yang berhubungan dengan Administrasi perkantoran berkaiatan dengan pembuatan laporan serta pencatatan arus barang produksi dan keuangan, serta pengawasan juga pengaturan berbagai aktifitas terkait operasional perkantoran lainnya. Pengelolaan data organisasi dan informasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Administrasi
perkantoran dalam ruang lingkup kerja salah
satu bagian dari manajemen yang memberikan informasi sesuai dengan bidang
administrasi yang dibutuhkan untuk menunjang berjalannya suatu kegiatan secara efektif
dan memberi kelancaran pada sub atau bagian yang membutuhkan. Rangakain
kegiatan yang berjalan sesuai kebutuhan setiap unit kerja akan memberikan
pelayanan kepada pihak yang membutuhkan.
Adapun Fungsi
Administrasi Perkantoran yaitu sebagai pemimpin dalam membangun roda organisasi
pada suatu instansi atau perusahaan. Secara umum administrasi harus
direncanakan dalam pengumpulan data untuk mempermudah pengolahan sampai pada
saat penyusunan rencana. Pengkoordinasian diperlukan agar segala aktivitas
dapat berjalan dengan lancar tanpa adanya kekacauan.
Tujuan Administrasi Perkantoran adalah sebagai
berikut :
·
Memonitoring
kegiatan yang dimiliki perusahaan atau organisasi.
·
Meningkatkan
kemampuan pengelolaan dokumen sesuai standar opersional prosedur yang berlaku
dalam perusahaan.
·
Meningkatkan
pengelolaan administrasi keuangan.
·
Meningkatkan
kemampuan dalam merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi tugas yang menjadi
tanggung jawab masing-masing karyawan.
Ruang Lingkup Administrasi
Perkantoran
Ruang lingkup administrasi
perkantoran adalah suatu ruang atau tempat dilaksanakannya
proses kegiatan pengelolaan administrasi perkantoran.
Pengumpulan, meliputi
kegiatan karyawan atau pegawai mencari dan mengumpulkan data, informasi yang
detail kemudian menyimpannya agar dapat digunakan jika suatu waktu dibutuhkan.
Pencatatan, yakni
mengumpulkan data secara teratur untuk menghitung jumlah pengeluaran dan
pemasukan.
Penyimpanan, diperlukan
adanya penyimpanan, baik berkas ataupun data-data yang berakitan dengan
kegiatan karyawan dalam perusahaan.
Ruang lingkup
administrasi lebih bersifat pelayanan karena dapat membantu tugas-tugas lain,
sehingga pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien. Pelayanan
mengacu pada pengelolaan administrasi yang dilakukan untuk pelaksanaan
pekerjaan pelaksana guna mencapai tujuan perusahaan. Seperti yang telah
disebutkan di atas, pekerjaan kantoran ini dirancang untuk memberikan layanan
kepada mereka yang melaksanakan pekerjaan (tugas utama kantor) guna mencapai
tujuan organisasi.
Ruang lingkup
administrasi lebih terbuka artinya pekerjaan kantor bisa dilakukan dimana saja
dalam organisasi, misalnya di loby kantor, taman, cafe untuk membahas suatu
pokok permasalahan. Agar ide-ide yang baru bisa didapatkan dan dituangkan dalam
penyelesaian suatu masalah ataupun dalam percakapan yang akan membutuhkan
saran.
Ruang lingkup
adminisitrasi diterapkan oleh semua
pihak, mulai dari pimpinan sampai bawahan, untuk mengetahui seberapa besar
kemampuan yang dimiliki tiap individu. Sehingga mereka dapat menyelesaikan
pekerjaan yang diberikan. Karena pekerjaan dalam organisasi bermacam-macam maka
dibutuhkan karyawan yang bisa bekerja sama atau team untuk suatu kegiatan.
Misalnya disuatu instansi pemerintah, ada yang namanya satuan kerja atau Dinas
Administrasi dimana Dinas ini memiliki 6 sub bagian yang terdiri dari :
1. Kepala Dinas Administrasi (Kadis)
2. Kepala Tata Usaha (Kataud)
3. Kepala Pengendalian Personel (Ksb. Dalpers)
4. Kepala Perawatan Personel (Ksb. Watpers)
5. Kepala Data Personel (Ksb. Datapers)
6. Kepala Jasmani dan Rohani (Ksb. Jasrek)
Dalam satuan
kerja dinas administrasi ini semua staf saling bekerja sama untuk menyelesaikan
kerjaan, baik yang bersifat segera maupun non segera. Karena pekerjaan kantor
tersebar ke seluruh bagian organisasi, pekerjaan akan dilakukan oleh semua
orang di dalam organisasi. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas
sekelompok karyawan.
Kesimpulan Tentang Administrasi
Perkantoran
Berdasarkan
pembahasan diatas tentang ruang lingkup administrasi maka dapat disimpulkan
semua rangkaian kegiatan pengaturan dan penataan usaha kerja sama individu
untuk mencapai tujuan sesuai keinginan perusahaan terutama dalam mencapai
keuntungan dengan skala besar dan panjang, sehingga perusahaan dapat berkembang
dan mampu bersaing dengan perusahaan besar lainnya. Apalagi diera sekarang ini,
semua perusahaan berlomba-lomba dan bersaing untuk memasarkan produknya ke
konsumen dalam mencapai laba.