Pengertian Administrasi Perkantoran Yang Wajib Dipahami Oleh Manager Administrasi

Administrasi perkantoran adalah (UPK) usaha pekerjaan dan kegiatan yang dilakukan dalam suatu perusahaan atau instansi yang berhubungan dengan Administrasi perkantoran berkaiatan dengan pembuatan laporan serta pencatatan arus barang produksi dan keuangan, serta pengawasan juga pengaturan berbagai aktifitas terkait operasional perkantoran lainnya. Pengelolaan data organisasi dan informasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Pengertian administrasi perkantoran

Administrasi perkantoran dalam  ruang lingkup kerja salah satu bagian dari manajemen yang memberikan informasi sesuai dengan bidang administrasi yang dibutuhkan untuk menunjang berjalannya suatu kegiatan secara efektif dan memberi kelancaran pada sub atau bagian yang membutuhkan. Rangakain kegiatan yang berjalan sesuai kebutuhan setiap unit kerja akan memberikan pelayanan kepada pihak yang membutuhkan.

Adapun Fungsi Administrasi Perkantoran yaitu sebagai pemimpin dalam membangun roda organisasi pada suatu instansi atau perusahaan. Secara umum administrasi harus direncanakan dalam pengumpulan data untuk mempermudah pengolahan sampai pada saat penyusunan rencana. Pengkoordinasian diperlukan agar segala aktivitas dapat berjalan dengan lancar tanpa adanya kekacauan.

Tujuan Administrasi Perkantoran adalah sebagai berikut :

·         Memonitoring kegiatan yang dimiliki perusahaan atau organisasi.

·         Meningkatkan kemampuan pengelolaan dokumen sesuai standar opersional prosedur yang berlaku dalam perusahaan.

·         Meningkatkan pengelolaan administrasi keuangan.

·         Meningkatkan kemampuan dalam merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi tugas yang menjadi tanggung jawab masing-masing karyawan.

 

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran adalah suatu ruang atau tempat dilaksanakannya proses kegiatan pengelolaan administrasi perkantoran.

Pengumpulan, meliputi kegiatan karyawan atau pegawai mencari dan mengumpulkan data, informasi yang detail kemudian menyimpannya agar dapat digunakan jika suatu waktu dibutuhkan.

Pencatatan, yakni mengumpulkan data secara teratur untuk menghitung jumlah pengeluaran dan pemasukan.

Penyimpanan, diperlukan adanya penyimpanan, baik berkas ataupun data-data yang berakitan dengan kegiatan karyawan dalam perusahaan.

Ruang lingkup administrasi lebih bersifat pelayanan karena dapat membantu tugas-tugas lain, sehingga pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien. Pelayanan mengacu pada pengelolaan administrasi yang dilakukan untuk pelaksanaan pekerjaan pelaksana guna mencapai tujuan perusahaan. Seperti yang telah disebutkan di atas, pekerjaan kantoran ini dirancang untuk memberikan layanan kepada mereka yang melaksanakan pekerjaan (tugas utama kantor) guna mencapai tujuan organisasi.

Ruang lingkup administrasi lebih terbuka artinya pekerjaan kantor bisa dilakukan dimana saja dalam organisasi, misalnya di loby kantor, taman, cafe untuk membahas suatu pokok permasalahan. Agar ide-ide yang baru bisa didapatkan dan dituangkan dalam penyelesaian suatu masalah ataupun dalam percakapan yang akan membutuhkan saran.

Ruang lingkup adminisitrasi  diterapkan oleh semua pihak, mulai dari pimpinan sampai bawahan, untuk mengetahui seberapa besar kemampuan yang dimiliki tiap individu. Sehingga mereka dapat menyelesaikan pekerjaan yang diberikan. Karena pekerjaan dalam organisasi bermacam-macam maka dibutuhkan karyawan yang bisa bekerja sama atau team untuk suatu kegiatan. Misalnya disuatu instansi pemerintah, ada yang namanya satuan kerja atau Dinas Administrasi dimana Dinas ini memiliki 6 sub bagian yang terdiri dari :

1.       Kepala Dinas Administrasi (Kadis)

2.       Kepala Tata Usaha (Kataud)

3.       Kepala Pengendalian Personel (Ksb. Dalpers)

4.       Kepala Perawatan Personel (Ksb. Watpers)

5.       Kepala Data Personel (Ksb. Datapers)

6.       Kepala Jasmani dan Rohani (Ksb. Jasrek)

 

Dalam satuan kerja dinas administrasi ini semua staf saling bekerja sama untuk menyelesaikan kerjaan, baik yang bersifat segera maupun non segera. Karena pekerjaan kantor tersebar ke seluruh bagian organisasi, pekerjaan akan dilakukan oleh semua orang di dalam organisasi. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok karyawan.

 

Kesimpulan Tentang Administrasi Perkantoran

Berdasarkan pembahasan diatas tentang ruang lingkup administrasi maka dapat disimpulkan semua rangkaian kegiatan pengaturan dan penataan usaha kerja sama individu untuk mencapai tujuan sesuai keinginan perusahaan terutama dalam mencapai keuntungan dengan skala besar dan panjang, sehingga perusahaan dapat berkembang dan mampu bersaing dengan perusahaan besar lainnya. Apalagi diera sekarang ini, semua perusahaan berlomba-lomba dan bersaing untuk memasarkan produknya ke konsumen dalam mencapai laba.